Ein kleiner Thread zu E-Mail Signaturen als Tool des #changemanagement s👇TL;DR: Wenn eine Einrichtung es nicht schafft eine E-Mail-Signatur zu entwickeln, die für alle funktioniert & auch von allen verwendet wird, kann sie auch ihr Leitbild in Ablage P legen.
E-Mail Signaturen sind auf dem ersten Blick furchtbar langweilig. Die wenigsten werden sagen, dass sie unwichtig sind, aber wenn man anfängt mit Leuten darüber zu reden, spricht man auch schnell über die ganzen anderen & wichtigeren Sachen, die noch erledigt werden müssen.
Die Entwicklung von E-Mail Signaturen eignet sich gut im Kontext allgemeiner Veränderungsprozessen - nicht als Visitenkarte, sondern als Metapher für die Ordnung, in der wir gemeinsam arbeiten (wollen) und als Reizthema in Umgebungen, in denen keine klaren Strukturen herrschen.
Signaturen sagen nicht nur etwas darüber aus wer ich bin, sondern auch wer Wir sind (Einrichtungsbezeichnung), wie ich zum Wir stehe (Einrichtungsplatzierung), wo in diesem Wir ich mich befinde (Positionsbezeichnung) und wie ich in Bezug zu anderen stehe (Einheitlichkeit).
Darüber hinaus haben Signaturen natürlich auch eine ästhetische Dimension und sind letztlich elementar für die Corporate Identity. Das ist ein separates Thema. Hier geht es eher um die Entwicklung von Signaturen als kritisches Moment der Organisationsentwicklung.
Dass Signaturen mehr sind als Visitenkarten, zeigt sich am besten in der Diskussion um die konkrete Ausgestaltung. Ich war bislang bei jeder Signaturentwicklung aufs Neue überrascht, wie sehr sich dieser Prozess in die Länge ziehen kann und wie viele Personen sich zu Wort melden.
Übrigens wie bei Farbgebungsdiskussionen: Erst ist es scheinbar allen egal, dann fängt eine Person an zu diskutieren und auf einmal packen alle ihre Lieblingsfarben aus und können NicHT meHr mIt iRgeNdeInER ALTeRrnAtiVe LEhehebeN!!!!
Der Grund dafür ist simpel: weil die Signatur im Alltag keine wirkliche Relevanz für uns hat, halten wir Änderungen nicht für notwendig (sonst hätten wir sie ja selbst bereits vorgenommen) - wenn aber andere darüber bestimmen, wie wir uns darstellen, gehen wir in die Defensive.
Signaturvorgaben sind zwar idR rigide, können aber durchaus individuelle Ausprägungen abbilden. Vermutlich denken deswegen viele Leitungspersonen, dass man sich ja nur einmal etwas Schlaues ausdenken und es nach unten kommunizieren muss. Mission accomplished!
In Orgs mit komplexen Hierarchien ist solches top-down Vorgehen grundsätzlich zum Scheitern verurteilt - es gibt einfach zu viele Befindlichkeiten. Diese Befindlichkeiten sind der Grund, weswegen sich Signaturen prima als Instrument der Organisationsentwicklung einsetzen lassen.
Reibungen sind für die Organisationsentwicklung zunächst einmal nicht schlecht - sie deuten ja darauf hin, dass etwas nicht so gut läuft. Man darf sie nicht überstrapazieren aber ohne sie geht es nicht. & damit alles gut funktioniert, müssen alle Reibungspotenziale auf den Tisch.
In großen Orgs kann alleine das Vorhaben, eine einheitliche Signatur zu definieren schon eine Provokation darstellen. Das ist vor allem dann lustig, wenn die Org bereits so etwas wie ein Leitbild hat, es also vermeintlich geschafft hat eine gemeinsame Vision zu entwickeln.
Sehr wichtig auch: Positionsbezeichnungen - denn über Positionsbezeichnungen wird in Organisationen selten im großen Kontext gesprochen. Sie werden idR zugewiesen/übernommen. Ob jemand als Assistenz, Sekretär oder Sachkraft bezeichnet wird, macht aber für viele einen Unterschied.
Warum soll ich mich nur der Einheitlichkeit der Organisation willen "Sekretär" nennen, wenn ich jahrelang "Assistenz" war - die Frage ist berechtigt und sollte auf keinem Fall übergangen werden. Warum auch: Es gibt sehr gute Antworten darauf.
Oder anders: Ich habe über Jahre eine hübsch bebilderte Signatur für meinen Lehrstuhl gebastelt. Sogar mit Bildern drin! Und die will mir jemand wegnehmen? Ich bin natürlich empört! Wo ist der Mehrwert?
Was ich sagen will: Einheitliche Signaturen sind gut für die Organisation - den Einzelnen nehmen sie aber Ausdrucksräume. Wie bei jeder Form der Organisationsentwicklung muss es am Ende darum gehen diesen Menschen zu vermitteln, weswegen die Veränderung auch für sie sinnvoll ist.
Signaturen bieten Identifikationsflächen, die der Wertschätzung an die individuelle Arbeit Rechnung zu tragen können. Nicht durch platte nominelle Aufwertungen wie "Facility Manager" etc. sondern durch Selbstdarstellungen, die wir selber als sinnhaft betrachten.
Der klare Weg zur Signatur ist daher wichtig: der Entwicklungsprozess muss begründet werden, er muss die Betroffenen einbinden und er muss zeitlich begrenzt sein, damit am Ende nicht alle wahnsinnig werden.
Die Revision von Signaturen ist am Ende immer auch eine Revision der persönlichen Verortung: Wo stehe ich? Wie passe ich hier rein? Welche Bedeutung habe ich? Oder ganz allgemein: Was mache ich hier?
Wenn wir am Ende des Tages gute Antworten auf die Fragen finden, hat etwas so scheinbar unbedeutendes wie die Signatur, etwas sehr Wichtiges hervorgebracht: Verständnis für die eigene Arbeit im Kontext der Organisation.
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