Thread by @CaptainKling

Ich habe meine erste digitale Gemeinderatssitzung überlebt. 🙌Vorsicht Clickbait: Zunächst lief alles gut - aber ihr werdet nicht glauben, was dann geschah! (Thread)

Im März haben wir noch erfolgreich den Haushalt 2020 beschlossen, der dürfte inzwischen Makulatur sein. Seither wurden alle beratenden Gremien und Ausschüsse abgesagt. Gestern fand die erste Gemeinderatssitzung im Lockdown statt.

Termin wurde um eine Woche vorverlegt, um Gebühren für Kitas und Musikschule noch rechtzeitig aussetzen zu können. Süddeutsche Ratsverfassung kennt keine digitalen Sitzungen --> Hybridsitzung mit 4 anwesenden Stadträten. Rest + Verwaltung per Videokonferenz

Nach der Gemeindeordnung ist ein Gemeinderat nur beschlussfähig, wenn mehr als die Hälfte seiner Mitglieder anwesend sind. Erst beim zweiten Termin reicht die Mindestanzahl von 3 Gemeinderäten aus. Sitzung um 18.00 Uhr dauerte 1min. Ab 18.15 Uhr waren wir 2,5 Std im Livestream.

Zoom stand leider nicht zur Auswahl. Wegen DSGVO wurde Cisco Webex über die Landes-IT (ITEOS) genutzt. Technisch leider nicht so ausgefeilt und auch nicht sehr benutzerfreundlich. Dankenswerterweise wurde uns von den Admins die Streamingoption freigeschaltet.

Gestreamt wurde von Webex via RTMP nach Switchboard. Vor dort wurde verteilt auf Facebook-Live und YouTube-Live. Das war eine gute Lösung, da die Verwaltungs-IT ziemlich abgeschottet ist. So lief alles vom RZ direkt in die Cloud. Leider war Framerate von Webex sehr niedrig

Pünktlich zum Go-Live fingen die Kapazitätsprobleme des Servers an. Teilnehmer mit iPads und iPhones sind rausgeflogen. iOS-App hat bei jedem erneuten Öffnen (was dann panisch ganz oft passierte) neu verbunden und die Teilnehmerliste wurde von dutzenden Ghost-Usern überschwemmt.

Einige Verwaltungsmitarbeiter mussten die Sitzung verlassen und über YouTube folgen, dann war wieder Platz. Allerdings hat mein manuelles Entfernen aller Ghost-User dazu geführt, dass ein Wiederverbinden für 2 Nutzer (mit denselben Credentiels) nicht mehr möglich war.

Zu dieser Zeit war mein Moderatoren-PC mit den ganzen Neuanmeldungen völlig überlastet. Nach wenigen Minuten lief alles wieder völlig stabil. Beide Nutzer kamen dann direkt ins Rathaus und konnten weiter an der Sitzung teilnehmen.

Gleichzeitig musste ich Sitzung führen, inhaltlich vortragen, Sprecher freischalten, und den Unmut des anwesenden Fraktionsvorsitzenden managen, dessen Kollegen rausgeflogen sind. Hybrid bedeutet an zwei Orten gleichzeitig zu sein (Ratssaal & Web), das war enorm anstrengend.

Im Verlauf der Sitzung war es teilweise sehr kompliziert, die Teilnehmer zu finden und deren Mikro zu muten und wieder zu unmuten. Die hohe Teilnehmerzahl führte dazu, dass Webex ständig die Galerieansicht umgeblättert hat und Teilnehmer immer an einer anderen Stelle waren.

Bei Beschlüssen wurde über Webex von allen Teilnehmern ein Stimmungsbild eingefangen. Diese Abstimmung wurde danach von den anwesenden Gemeinderäten physisch offiziell wiederholt um rechtssichere Beschlüsse zu erhalten. Das lief ziemlich reibungsfrei.

Leider hat Webex nicht die Galerieansicht gestreamt, sondern die Speaker-Ansicht. Die Zuschauer im LiveStream konnten daher nicht alle Nutzer gleichzeitig sehen- teilweise wurden falsche Bilder eingeblendet, weil deren Mikro noch an war. Ein Screencast von zweitem PC wäre besser.

Schwierig war auch die Audiotechnik im Ratssaal ohne spezielle VTC-Kamera. Jeder Anwesende hatte eigenen Laptop. Zum Ausschluss von Rückkopplung wurden alle Lautsprecher gemutet. Mein Sound wurde über Raum-Audio ausgespielt.

Wenn ein Ratsmitglied im Saal sprechen wollte, musste ich den Raum-Lautsprecher stummschalten um eine Rückkopplung zu verhindern. Das war ein logistischer Albtraum. Daher künftig nur noch mit zusätzlichem VTC-Moderator und Techniker - damit ich frei bin für die Diskussion.

Richtig toll war die öffentliche Teilnahme von über 150 Gästen auf Facebook und YouTube. Sonst hat eine Gemeinderatssitzung nur 15-20 Gäste der Öffentlichkeit. Das hat auch viel Lob eingebracht für die transparente Politik. Auch viele Kollegen aus der Verwaltung waren so dabei.

Fazit: Ein gelungenes Experiment, das uns an die Grenzen von Webex führte.

1. Bürgermeister alleine kann nicht die Sitzung leiten und die Technik meistern.
2. Bei einem Testtermin sollten alle Teilnehmer dabei sein (Train as you fight).
3. Galerienansicht für Live-Stream besser

4. Hard-Backup für rausgeflogene Teilnehmer über zusätzliche Telefon-Standleitung in den Ratssaal (statt Telefonleitung der VTC)
5. Präsentation (Webinar) nicht möglich ohne Galerieansicht zu verlieren. Für Politik ist die ständige Sicht auf alle Teilnehmer wichtiger.

6. Keine Apple-Produkte bei Webex (die App ist schlecht und führt zu massiven Problemen)
7. Ratssaal mit VTC-System wäre besser
9. Hybrid ist garnicht so dumm, sollte die Technik streiken hat man trotzdem rechtssichere Beschlüsse
9. nächstes Mal andere Software ;-)

Jeder der einmal reinschauen will, hier gibt's die Gemeinderatssitzung auf YouTube: