Thread by @IsmaelBarros

El otro día revisaba el mail estando con amigos (sí, lo sé) y una amiga vio cómo tenía organizada la bandeja de entrada. Le llamó la atención y ahora lo usa ella también.

Por si ayuda a alguien más, os cuento aquí cómo organizo el correo.

Tengo dos tipos diferentes de etiquetas:
- Generales
- Organización

Las etiquetas generales son para los emails que llegan a los distintos buzones de @solublestudio: hello, team, design, admin, jobs… Estos correos no pasan por la bandeja de entrada para evitar distracciones.

Mediante un filtro sencillo (puedes ver aquí cómo crear uno: support.google.com/mail/answer/65… ), cuando llega un correo a una de esas direcciones, automáticamente se marca con la etiqueta correspondiente y se archiva. Estos correos los reviso manualmente de forma periódica.

Las etiquetas de organización son las que uso para clasificar los correos de la bandeja de entrada. Son 6 distintas:

📕 ›› Seguir
📘 + Leads
📓 ¬ Delegado
📗 √ Resuelto
📙 ∞ Recurrente
❄️ ¥ Nevera

Cada etiqueta tiene un color y un símbolo.

El color me permite ver rápidamente la atención que requiere un email. El símbolo, aunque tiene algo que ver con la etiqueta, es una forma cutre de saltarme el orden alfabético que usa Gmail por defecto para ordenar las etiquetas.

📕 ›› Seguir

Esta es la etiqueta clave. Todas la cadenas de correo que requieren mi atención la llevan mientras estén sin cerrar. De un vistazo veo cuántas cosas abiertas tengo y con el filtro de la etiqueta tengo acceso rápido a todos los correos marcados.

📘 + Leads

Una parte importante de mi trabajo es hacer un seguimiento de los diferentes leads que llegan. Esta etiqueta la llevan las conversaciones con gente que se interesa por lo que hacemos y donde barajamos opciones para colaborar.

📓 ¬ Delegado

Esta etiqueta es para las cadenas de correo donde estoy en copia pero las lleva otra persona del equipo. Las miro pero sé que no son urgentes porque hay alguien más responsable de ellas.

📗 √ Resuelto

Cuando un tema se cierra, lo marco con esta etiqueta. Soy muy estricto con qué marco como resuelto porque cuando está marcado en verde cuesta mucho más volver a mirar que realmente está cerrado.

📙 ∞ Recurrente

Esta etiqueta la uso como acceso directo a emails donde hay recursos o información que serán recurrentes durante un tiempo o proyecto.

❄️ ¥ Nevera

Y a veces hay conversaciones que tienen que esperar. No están cerradas (resuelto) pero tampoco están abiertas (seguir) así que las meto en la nevera para rescatarlas dentro de un tiempo.

Aparte uso combinaciones para cubrir todos los casos que tengo a día de hoy:

📕 ›› Seguir 📓 ¬ Delegado
📕 ›› Seguir 📙 ∞ Recurrente

📘 + Leads 📕 ›› Seguir
📘 + Leads 📓 ¬ Delegado
📘 + Leads 📗 √ Resuelto
📘 + Leads ❄️ ¥ Nevera

📗 √ Resuelto 📙 ∞ Recurrente

Cuando llega un mail, lo clasifico y a partir de ahí voy revisando cada etiqueta y actualizando el estado de cada conversación.

Seguro que hay mil maneras de hacerlo mejor, así que preguntas y sugerencias son más que bienvenidas.

¿Y tú cómo gestionas el correo?