Thread by @Strategi_Bisnis

Sdh banyk yg komplen dg kualitas email yg dikirim dedek2 muda. Isinya sering nggak sopan dan acap susah dipahami krn pakai bahasa alay. Doh.

Berikut panduan cara menulis email dg sopan, elegan dan persuasif.

Bagi dedek2 muda, simak thread ini sbg bahan inspirasi ya.

#thread

Oke kita mulai dg kesalahan pertama. Alamat email.

Bbrpa kali melihat orang kirim email dg alamat email :

[e-mail]
Atau
[e-mail]

Nama email yg katrok dg segera menunjukkan Anda tidak profesional.

Jika kirim email lamaran kerja atau email undangan tertentu, selalu gunakan nama email pengirim email yg benar dan elegan.

Standar dunia penamaan alamat email adalah nama lengkap anda dg tanda titik sbg pemisah.

Misal :
[e-mail]
atau
[e-mail]

Jika email sdh terpakai dibalik.
Misal [e-mail]

Hindari nama email dg kode angka atau tanggal lahir atau kode aneh macam XYZ.

Gunakan gmail krn kesannya lbh bagus. Kalau masih pakai yahoo, oke juga. Kalao bisa jangan pakai hotmail dan sekelasnya. So jadul.

Kesalahan kedua. Sering dedek2 muda kirim email dg Subjek kosong. Big mistake.

Atau kadamg isi subjeknya dg kalimat : Selamat Siang. Stupid mistake too.

Jangan pernah lupa untuk isikan Subjek email Anda dg kata kunci yg tepat dan padat.

Contoh subjek yg pas :

Undangan Menjadi Pembicara Seminar Bisnis Online

atau

Permohonan Wawancara untk Riset ttg Social Media Marketing

atau

Application Letter for Big Data Analyst Position

atau

Surat Lamaran Kerja untuk Posisi Asisten Manajer Pemasaran

Kesalahan ketiga yg sering admin temui saat menerima email : nggak ada kalimat sapaan awal nama penerima.

Isinya langsung nyerocos aja. Gak sopan dan bikin ilfil.

PLEASE awali email Anda dg sapaan kpd nama penerimanya.

Contoh :
Dear Ibu Marlina

Atau
Kepada Yth.
Ibu Marlina

Atau lengkapi posisinya krn ini akan lbh persuasif kesannya.

Misal :
Dear Mas Yodhia
Admin akun twitter legendaris
@strategi_bisnis

Dear Ibu Marlina
HRD Manager

Menulis email dg kalimat awal sapaan yg wow akan memunculkan respek yg bagus.

Kesalahan keempat. Sering nerima email tanpa perkenalan lebih dulu anda ini siapa. Tiba2 langsung minta bantuan ini itu.

Jika email Anda adalah permintaan sesuatu, awali email Anda dg perkenalan ringkas siapa Anda.

Lbg bagus jika dimulai dg kalimat awal yg sopan dan elegan.

Contoh :

Dear Pak Yodhia,

Sebelumnya mohon maaf jika email ini menganggu kesibukan bapak. 

Ijinkan saya memperkenalkan diri. Nama saya Joni Rantau, mahasiswa jurusan Manajemen Universitas Padjajaran yg saat ini ditugasi menjadi Panitia acara seminar Career Plan.

Lalu lanjutkan dg poin utamanya secara lengkap sbb.

Btw, ini sampel email dg bahasa yg sopan, elegan dan persuasif. Simak dan pelajari nuansa dan pola kalimatnya.

Jadi besok2 kalau Anda kirim email, pola kalimatnya juga terkesan sopan dan persuasif.

Berikut sampelnya.....

Melalui email ini kami bermaksud  mengundang Bapak sebagai salah satu narasumber dlm acara seminar yg akan diselenggarakan di kampus kami dengan topik Career Plan for Fresh Graduates.

.........

Adapun tanggal pelaksanaannya adalah 8 Juli 2018 mulai pukul 09.00 sd 11.30 wib. Lokasi di kampus kami dg alamat di Jalan Jatinangor Bandung.

Apakah Pak Yodhia berkenan meluangkan waktu untk memenuhi undangan kami?

..........

Besar harapan kami, Bapak bisa menjadi narasumber acara khusus untk fresh graduates ini.

Pandangan dan pengalaman Bapak sebagai praktisi, kami yakin, akan sangat berharga bagi para peserta dalam menata masa depan karirnya.

...........

Demikian undangan yg ingin kami sampaikan.

Jika berkenan Pak Yodhia bisa memberikan balasan via email ini atau via ke WA saya di no. 0879.9000.890.

Sebelumnya, kami ucapkan terima kasih

Salam sukses mulia,
Joni Rantau
Panitia Seminar Career Plan

Sampel diatas hanya contoh ya.

Puluhan kali menerima email dari panitia ini itu, jarang sekali yg isinya punya nuansa dan pola kalimat spt contoh diatas.

Jika emailnya adalah untk lamaran kerja, maka contoh lengkapnya spt ini.

Mungkin isi bisa Anda sesuaikan dg kondisi Anda.

Namun perhatikan pola dan nuansa kalimatnya. Kelihatannya sopan dan persuasif.

Dear Ibu Joana
Recruitment Manager
Telkomsel

Saya berminat untk melamar lowongan kerja di Telkomsel seperti yang diiklankan di Jobstreet, yakni untuk posisi Social Media Marketing Officer.

.........

Saat kuliah, saya aktif dlm komunitas Social Media for Education Movement. Disini saya belajar banyak ttg skills dan praktek social media marketing.

Saya optimis, pengalaman tersebut bisa membantu saya untk menjadi Social Media Officer yg kreatif dan kompeten. 

.........

Terlampir saya sertakan CV saya. 

Dengan antusias saya menunggu undangan Ibu untuk melakukan tes wawancara atau tes seleksi lainnya. 

Salam sukses,
Rina Alamanda

Kesalahan terakhir yg acap admin baca dari email2 yg ada : pola kalimat agak kacau dan tak ada paragraf sbg tanda jeda. 

Penulisan kalimat email yg kacau adalah indikasi kalau penulisnya mungkin jarang baca buku.

Ini problem nyata yg masif di era smartphone.

Email dari gen milenial suka ditulis dg kalimat yg kacau dan tidak runtut.

Knp?

Krn mrka mungkin kebanyakan baca status social media yg juga kaco dan dangkal. Jarang baca buku2 panjang yg sistematis. 

Akibatnya : nulis email saja nggak becus.

Ada pula email yg panjang banget tanpa ada paragraf pemisah. Big mistakes. 

Kalimat email yg terlalu panjang tanpa paragraf pemisah akan bikin cape yg baca.

Juga tunjukkan penulisnya gak bisa memilah2 gagasan dg cermat.

Please selalu pilah isi email Anda dlm paragraf yg pas.

Coba baca ulang sampel2 email diatas.

Baca berulang2 hingga Anda bisa meresapi nuansa susunan kalimat yg sistematis dan juga persuasif. 

Kelak usahakan agar email Anda juga bisa punya nuansa yg sopan, elegan dan persuasif.

Demikianlah tips menulis email dg sopan dan elegan : 

- Alamat email nggak katrok
- Ada subjek email yg tepat
- Awali dg sapaan nama penerima dg sopan
- Jika perlu, kenalkan siapa dirimu
- Tulis isi email dg runtut, sopan dan persuasif
- Jangan lupa buat paragraf yg pas