Thread by @thais

Vocês sabem que eu costumo reinstalar o meu sistema GTD todos os anos entre o Natal e o Ano Novo né? Vai rolar de novo.

Setup do escritório está bem ok. Tive a oportunidade de reestruturar isso nos últimos meses, então essa parte já está ótima. #GTDinstallation

Um suprimento que eu percebi que não gosto de ter no escritório é um espaço separado para pastas de suporte aos projetos. Sei que o David deixa os dele na mesa, mas eu prefiro "esconder" e colocar no arquivo de pastas suspensas. #GTDinstallation

Agora, uma bandeja na mesa para a caixa de entrada física é essencial. Eu parei de usar as caixas de correspondência que vendem na Kalunga e agora estou usando bandeja mesmo. Fica até mais bonito. #GTDinstallation

Um ponto sobre folhas de papel para captura. Sigo firme com o bullet journal e também mantendo um caderno universitário de 100fls para notas de planejamento como um todo. Tenho post-its e folhas soltas, mas estou usando menos para captura em si. #GTDinstallation

Essa recomendação do David de ter clips, tesouras, grampeadores, tudo isso sempre à mão é tão importante. Hoje eu consigo dizer com tranquilidade. Tenha tudo isso por perto. No meu home-office, eu tenho um gaveteiro pequeno onde coloco essas coisas. #GTDinstallation

É muito chato quando você precisa tomar notas, grampear, juntar folhas para guardar, e não tem esses suprimentos por perto. Faz muita diferença no grau de irritabilidade do dia (rs) ter isso organizado. #GTDinstallation

Sempre me perguntam sobre a utilidade da rotuladora. Não é um item essencial, mas também faz muita diferença na produtividade. Só tendo para saber. Recomendo testar, se você tiver como comprar uma. #GTDinstallation

Sobre o arquivo de referência, eu aproveito o que eu tenho. Já tenho um móvel com 3 gavetas para pastas suspensas, então não tem porque eu deixar de usá-lo. As 2 gavetas de baixo ficam para referência e suporte e a gaveta de cima para o tickler. Já funciona bem há anos assim.

Vale dizer que outros lugares da casa servem como arquivo de referência também, se você olhar por essas lentes. Livros de culinária que ficam na cozinha, os meus livros aqui na estante. Tudo é referência. #GTDinstallation

Acho que uma distinção legal para organizar o arquivo de referência é começar pelo físico, que talvez tenha menos coisa, e depois ir para o digital, onde o volume costuma ser maior. #GTDinstallation

"Depois que você desenvolver um feeling para o processo como um todo, você terá um ponto de referência melhor para decidir sobre as ferramentas." David Allen. É isso. Você decide quando está no processo, não antes. #GTDinstallation

Pode parecer uma observação boba, mas ter uma lixeira vazia ajuda pra caramba. Deixe os saquinhos por perto pra ir trocando sempre que ela encher. É bem chato ter que jogar algo fora e a lixeira estar entupida. #GTDinstallation

Infelizmente, na minha vida eu aprendi que essa pasta física de "ler/revisar" é uma cilada, Bino. Sempre fica cheia e nunca pego pra ler. Funciona melhor ter um lugar da casa onde deixo as coisas e vou lendo todo dia um pouco. #GTDinstallation

Sobre pastas físicas para ações, uma que é certeira tanto em casa quanto no escritório é a de contas a pagar. Muito mais fácil tacar o boleto lá e dar vazão semanalmente. Meu marido também usa. #GTDinstallation

Apesar de adorar ferramentas analógicas, para a parte da organização acho o digital imbatível. A coisa de transformar um e-mail em um item na lista de ações ou em um evento do calendário não tem igual. #GTDinstallation

No entanto, papel também é imbatível em outros quesitos, especialmente pensar, raciocinar, planejar as coisas. No digital eu me distraio. O papel me dá mais foco. Então vou direcionando as ferramentas nessa direção, que vem de se auto-observar. #GTDinstallation

Recomendação mestre do David para escolher uma ferramenta: "vá pela simplicidade, rapidez e diversão". Tio David é amazing. #GTDinstallation

Manos, dêem importância ao setup do arquivo de referência. Em vez de se preocupar com Todoist x Evernote, simplesmente organize seu arquivo de referência. É isso que vai fazer diferença na sua produtividade. Confie. #GTDinstallation

Quando você não tem um arquivo de referência configurado e fácil de manusear e atualizar, isso cria bagunça diariamente. Acho que essa é a maior dica que eu posso dar nesse momento para quem está instalando o sistema. #GTDinstallation

Eu ainda tenho vários gaps no meu arquivo de referência. Lá no escritório, estamos organizando as coisas atualmente. Aqui em casa, sempre é uma oportunidade de revisar. #GTDinstallation

Por ex, eu percebi que prefiro ter o meu arquivo pessoal separado do arquivo da família, porque meu marido precisa acessar algumas coisas de vez em quando e pra ele é mais fácil ter as coisas NA CARA quando ele precisa. Então eu separei. #GTDinstallation

Aqui em casa eu tenho uma caixa com pastas para todos os arquivos referentes à casa (garantias, documentos etc). E uma pasta com 12 divisórias para os arquivos pessoais dele e do filhote (1 pasta para cada um). #GTDinstallation

Os meus arquivos pessoais ficam todos no móvel de arquivo que comentei com vocês. Fica bem mais fácil de gerenciar. #GTDinstallation

No escritório, a gente está organizando assim: o arquivo de referência da empresa que todos podem acessar, os arquivos que são meus (como gestora) e os arquivos pessoais da Silvia (que só ela mexe). #GTDinstallation

Agora, vou falar: o arquivo de referência digital é um projetão por si só. Muita coisa mudou este ano, e preciso rever tudo. O que entra no Evernote, o que entra no Drive, o que fica compartilhado com a equipe e o que não fica. #GTDinstallation

Acho que vale indicar que, sempre que você puder guardar algo no digital, é melhor que guardar em formato de papel, para diminuir o volume. Mas tem coisa que ainda precisamos manter no papel. #GTDinstallation

Então assim, priorizando: 1) providencie os lugares (pastas etc) para armazenar referência; 2) armazene o que você já tem e deve estar bagunçado por aí; 3) por último, revise pastas digitais e o que já tem organizado de alguma maneira. #GTDinstallation

Regra geral para o arquivo de referência: tem que ser FÁCIL de arquivar. Siga essa regra e seja feliz usando qualquer ferramenta ou móvel ou tipo de pasta. #GTDinstallation

Dei uma sumidinha porque fui fazer café. E aproveitei para arquivar algumas coisas enquanto fazia. #GTDinstallation

Pra mim, o desafio do arquivo de referência físico são as coisas que não cabem em pastas. Pasta é tão fácil. Tipo, exames grandões ou material para embalar presentes. Aí tem que ser caixa ou pasta-portfolio. #GTDinstallation

Só para contextualizar, eu vou lendo a Parte 2 do livro e instalando conforme ele orienta. Vou fazendo parágrafo a parágrafo até chegar no fim. #GTDinstallation

Dica de ouro do David para pastas mas que serve para qualquer local de armazenamento: mantenha sempre 3/4 cheios. Deixe espaço para coisas novas. Fica mais fácil de manusear também. #GTDinstallation

Depois de tudo isso estar configurado (área de trabalho, suprimentos, arquivo de referência), dá pra ir para o capítulo seguinte, que é o da captura. E não sei se vou além dele hoje rsrs #GTDinstallation

Lembrando que existem 4 categorias de coisas que você não precisa capturar fisicamente: suprimentos, referência, decoração e equipamentos. Se tiver que fazer algo a respeito, escreva em um papel e coloque na caixa de entrada. #GTDinstallation

"Preciso imprimir as minhas listas e colocar na caixa de entrada?" Sempre é bom. #GTDinstallation

"Eu sei o que tem naquela pilha de coisas, não preciso colocar na caixa de entrada." Foi exatamente isso o que não funcionou antes. 🤓 Que tal fazer diferente desta vez? #GTDinstallation

Então, comecei a captura física pela minha mesa do home-office. Eu já tinha dado uma geral antes e coloquei duas coisas na entrada. Agora vou dar uma olhada nas gavetas e, se encontrar algo, vou capturar no bullet journal. #GTDinstallation

Já fiz a captura física no home-office. Anotei 12 coisas no bullet journal. Agora vou fazer o mesmo com os outros cômodos da casa. PS: pedi meu almoço. Quando chegar eu paro um pouco. #GTDinstallation

Minha comida chegou exatamente quando acabei a captura física kkk timing Resultado da captura pela casa: 71 itens. Normal, depois de uma reforma e mudança. Agora vou almoçar. 🙏🏻 #GTDinstallation

Achou que eu sumi? Achou errado! Estava na etapa seguinte - "esvazie sua mente". Quis fazer focada e com atenção. Resultado: 94 itens. #GTDinstallation

Este ano optei por não imprimir as listas, como fiz no ano passado. Mas esse é um processo importante para quem for iniciante ou ainda não se considerar faixa preta. Dá preguiça (eu sei), mas é essencial para o aprendizado do processo. #GTDinstallation

O próximo passo aqui já é esclarecer. O que eu vou fazer agora: vou reler os capítulos 6 e 7 do livro (sobre esclarecer e organizar) e, se estiver no pique, vou esclarecer pelo menos a caixa de entrada física. É véspera de Natal, você sabe... #GTDinstallation

Alô meninas! Enquanto leio os capts. 6 e 7 do livro, aproveito para lixar as unhas e passar verniz extra brilho para renovar a manicure para o Natal kkk fica a dica de otimização do tempo. #GTDinstallation

"Excesso de informação tem o mesmo efeito que a falta de informações. Você não tem o que você precisa, toda vez que precisa de algo." David Allen

"Se você se deparar com algo que não demanda ação mas quer guardar, crie a etiqueta e arquive na pasta. Ou coloque um post-it pedindo p/ o seu assistente fazer isso. Ou insira uma etiqueta e arquive digitalmente." David Allen #GTDinstallation

Olha que boa dica do David para e-mails. Textos e e-mails de modo geral, arquivar nas próprias pastas de e-mails. Quando anexo ou documento, arquivar no seu sistema de armazenamento fora do e-mail. #GTDinstallation

Tudo o que o David fala no capt. 6 sobre o esclarecer é importante. Recomendo ler umas 3x até entender direito rsrsrs #GTDinstallation

Decida qual é a próxima ação. A próxima coisa física a fazer para mover aquilo adiante. Se você não definir agora se precisa mandar um e-mail ou telefonar para alguém para "agendar a reunião", você vai ter que decidir isso depois. "Esclarecer" significa decidir AGORA.

E é importante esclarecer ANTES de organizar. Se não você vai colocar "agendar reunião" na sua lista de próximas ações e vai ter que repensar depois. Decida antes, esclareça antes, e só então organize. #GTDinstallation

Uma vez definida claramente a próxima ação, vc tem 3 opções: 1) fazer agora (se levar menos de 2 min), 2) delegar para a pessoa mais apropriada que vc para executar a ação ou 3) adiar p/ fazer no melhor momento. #GTDinstallation

É engraçado o pessoal ficar preocupado em fazer na hora o que leva menos de 2 minutos. Se não for importante, simplesmente jogue fora. Se for importante, faça. É para ser simples. #GTDinstallation

É muito comum capturar coisas urgentes ou que precisam ser feitas no próprio dia enquanto está nessa fase da instalação. Como estou fazendo: marcando com marca-texto amarelo esses itens. Aí volto neles ainda hoje. #GTDinstallation

Ordem sugerida para delegar:

1 - e-mail
2 - nota em papel > caixa de entrada do cidadão
3 - mensagem (what's app, voice mail ou outros)
4 - assuntos a tratar
5 - ir diretamente na pessoa

Delegue com sabedoria. #GTDinstallation

"O seu sistema de organização precisa ser melhor do que a sua mente para a sua mente deixá-lo organizar as coisas." David Allen #GTDinstallation

Que categorias existem e que devem ser fisicamente separadas:

Uma lista de projetos
Material de suporte a projetos
Calendário com ações e informações
Listas de próximas ações
Lista de "aguardando"
Material de referência
Lista de "algum dia / talvez"

#GTDinstallation

Perceba que o sentido de ter as categorias separadas é porque cada uma tem uma função e deve ser revisada em um momento específico, então manter na mesma ferramenta pode até atrapalhar o seu foco. #GTDinstallation

"Uma vez que você entenda o que vai em cada uma das listas, tudo fica mais fácil, porque aí você só vai precisar de uma maneira de gerenciá-las." David Allen #GTDinstallation

Existem dois tipos básicos de ações que você precisa executar: aquelas que precisam ser feitas em um dia ou em um horário específico, e todas as outras que devem ser feitas o quanto antes, simplesmente (com prazo ou não). #GTDinstallation

Após ponderar, defini meus contextos para o próximo setup: telefone, macbook, notebook (programas diferentes), em trânsito, escritório, escritório em casa, casa e pessoas/reuniões. Vou tentar voltar ao simples novamente. #GTDinstallation

Ah, esqueci de dizer que vou manter um "ler / assistir / ouvir" como contexto para colocar coisas que realmente preciso revisar, tipo um podcast do David Allen ou vídeo tutorial para um programa. Leituras sem pressa e aleatórias vou pensar ainda. #GTDinstallation

Insight: deixar os itens de aguardando resposta no mesmo local que as suas próximas ações facilita você resolver que precisa delegar as coisas e mover rapidamente de uma lista para a outra. #GTDinstallation

Após profunda ponderação, decidi manter alguns e-mails acionáveis dentro da própria ferramenta de e-mail, para facilitar. Criei as pastas Ação (p/ o que tiver que ser feito no contexto e-mail) e Aguardando. #GTDinstallation

E-mail que precisem ser resolvidos em outro contexto que não o próprio e-mail eu vou encaminhar para a caixa de entrada da ferramenta onde vou gerenciar as ações. Já salvei o e-mail da caixa nos contatos pra facilitar. #GTDinstallation

Só para ilustrar, a ferramenta que vou usar para gerenciar próximas ações será o Trello (um quadro para próximas ações e uma coluna para cada contexto). Calendário continuará sendo no Google Calendar. #GTDinstallation

Relendo o capt. 7 sobre organização eu percebo como a maioria das pessoas usa errado a lista de projetos no GTD. Todo mundo quer gerenciar o mundo ali - cronogramas, arquivos de clientes, sendo que ela é só uma lista dos laços abertos. #GTDinstallation

Da mesma maneira que não existe só calendário pra gerenciar o que precisa fazer, não existe só lista de projeto para gerenciar resultados maiores. Tem que saber diferenciar, e conhecer as categorias do GTD é o primeiro passo pra isso. #GTDinstallation

Uma lista de projetos é só uma lista de laços abertos que você quer revisar toda semana e concluir em até um ano. Tem outros horizontes com resultados - que são diferentes listas, que demandam revisões em outros intervalos. #GTDinstallation

Onde organizar suporte a projeto: como anexo dentro do projeto em si ou uma pasta em qualquer ferramenta de referência (digital e papel). #GTDinstallation

Olha lá - tipos de arquivos de referência:

- arquivos de referência geral (papel, e-mail, digital)
- arquivos de uma categoria maior (ex: clientes)
- contatos
- bibliotecas e arquivos

Onde você organiza cada um deles?

#GTDinstallation

Arquivos de referência geral, no digital, eu organizo no Evernote (documentos e coisas digitalizadas), no Drive (o que compartilho com os outros) e no Dropbox (fotos e vídeos mais pesados), essencialmente. #GTDinstallation

E-mails, tenho pastas tanto no Gmail quanto no Outlook, mas vou fazer uma revisão para salvar os anexos em outros lugares. Gostei da ideia de deixar só texto arquivado no e-mail para economizar espaço. #GTDinstallation

Arquivos de categorias maiores é algo a se pensar. Talvez eu faça algo assim para o mestrado (uma estante inteira para isso). Arquivo da casa eu já faço, como falei antes. Eu também tenho um arquivamento separado para os meus materiais como professora de GTD. #GTDinstallation

Por fim, contatos tenho gerenciado no Google e na Apple, mas certamente dá para melhorar. O CRM também está em desenvolvimento atualmente. Este foi um ano em que focamos na organização dos leads e clientes, e continua. #GTDinstallation

Geralmente me perguntam sobre HD externo. Eu uso HD externo só pra transferir arquivos (correntes) de um computador para o outro sem gastar banda. Armazenamento de arquivo eu prefiro fazer na nuvem para não correr o risco de perder.

Você já parou para pensar que os seus favoritos no navegador podem ser um bom arquivo de referência? Você não precisa salvar tudo na sua máquina ou no Evernote. Fica a dica. #GTDinstallation

"Junto com a sua caixa de entrada, existem duas outras fontes para a sua lista de algum dia / talvez: sua imaginação e a sua lista de projetos." David Allen. Uia. #GTDinstallation

É muito difícil só ler os capts. 6 e 7 e não fazer nada kkk #GTDinstallation

Ok, terminei a leitura atenta dos capts. 6 e 7 do livro A arte de fazer acontecer. Tomei notas e sublinhei alguns trechos. Agora vou parar para me arrumar para a ceia de Natal, mas na quarta eu retomo relendo e fazendo tudo junto com a leitura. #GTDinstallation

Só para sintetizar, foram umas 7h de trabalho hoje na reinstalação e cheguei até a leitura dos capts. 6 e 7. Fiz a big capura e tudo o mais. Seguirei capturando e, na quarta, vou retomar esclarecendo e organizando os itens. Presumo mais umas 6h nisso. #GTDinstallation

Você pode achar inacreditável, mas o que me salvou do desânimo e do tédio hoje no hospital foi ter esclarecido e organizado as minhas capturas da segunda-feira. #GTDinstallation

Ver TV no hospital é muito deprê.

No dia 24 eu terminei de reler os capts. 6 e 7 do livro, o que é essencial antes de colocar a mão na massa para esclarecer e organizar - esse entendimento do todo é importante e recomendado. Depois eu fui às pressas para o hospital, onde fiquei internada até quinta.

Como eu tinha feito toda a captura no meu Bullet Journal, chegou em um determinado momento que eu estava de boas no hospital, só esperando a minha recuperação mesmo, e tive todo o tempo do mundo para esclarecer cada um dos itens e organizar. Fiz lá.

Farei um post detalhando o resultado dessa reinstalação, mas em termos de ferramentas resolvi utilizar apenas o Trello para as listas. Para referências, Evernote, G Drive e Dropbox (além das pastas físicas e de e-mails). O Bullet Journal segue para capturas e registros.

Optei por continuar usando a agenda do Google, que é uma ferramenta fiel desde que comecei a usar, em 2007 ou 2008. #GTDinstallation

Optei pelo Trello para as listas porque estou curtindo essencialmente a visualização do plano de fundo com imagens diferentes, que personalizo sempre que quero mudar a vibe do negócio. Fora que um painel por categoria funciona bem. #GTDinstallation

Meus e-mails estão no Gmail (principal) e Outlook (GTD). Salvei o endereço do quadro "Caixa de Entrada" (Trello) e envio e-mails que sejam organizados nas listas para lá muito facilmente. #GTDinstallation

Eu gosto muito de usar papel, mas para captura, registro e planejamento, não para organização. Do meu ponto de vista, ferramentas digitais para a organização são imbatíveis. #GTDinstallation

Algo a explorar mais em 2019 no Trello é o meu time de referências. Tenho um painel de concluídos que funcionou super bem para projetos e objetivos em 2018. Quero explorar mais, de diferentes maneiras. #GTDinstallation

Só para constar, porque sei que podem me perguntar: estou usando a versão paga do Trello para testar power-ups, mas sinceramente não vejo uma necessidade latente. Dá pra usar o free numa boa, especialmente para o GTD. #GTDinstallation

Para Projetos, a minha "lista" na verdade é um painel para todos os projetos, onde cada coluna é uma categorização (opcional no GTD) e cada projeto é um card. Se ele precisar de detalhamento maior, crio um painel separado só pra ele no time de suporte.

Para Próximas Ações, criei um painel só para elas, onde cada coluna é um contexto (incluindo Aguardando, que antes era um painel separado). Cada ação é um card. O power-up de calendário é bem útil para ver as PAs com prazo. #GTDinstallation

Criei também um painel para Algum Dia / Talvez, onde cada coluna é uma categoria (viagens, casa etc.) e cada item é um card. #GTDinstallation

Para os horizontes mais elevados, a recomendação do guia da DAC, se não me engano, é criar um painel para todos. Preferi criar um painel para cada um deles (objetivos, visão, propósito). Ainda estou migrando as infos do Mind Meister para o Trello. #GTDinstallation

A revisão e migração dos horizontes mais elevados eu faço na época em que reviso cada um deles. Acabei de revisar os objetivos, então já migrei todos. Ficou ótimo. #GTDinstallation

Eu adoro o recurso do Trello de anexar um card no outro. Tende ao microgerenciamento, então não uso pra tudo, mas para alguns casos pode ser útil.

Mais de 12 anos usando o GTD e eu ainda faço uma revisão diária do meu calendário e mexo nas informações porque acredito que sempre dê pra melhorar. Na verdade esse é o caminho do faixa-preta - sempre melhorar os fundamentos.

O próximo passo da reinstalação é "povoar" (ou "repovoar") a minha lista de Projetos. Então farei uma revisão bacana para garantir que ela esteja completa e que as providências para as minhas férias estejam tomadas. #GTDinstallation

Estou com 84 projetos em andamento. Ainda pretendo fazer uma nova revisão antes das férias, mas estão em andamento realmente aqueles que precisam estar. Tem bastante coisa incubada. #GTDinstallation

Só nessa revisão de ontem eu marquei como concluídos 8 projetos. Tenho bastante em andamento mas concluo muitos também, então tem essa vazão. Vale lembrar que existem projetos simples e projetos complexos. #GTDinstallation

Próximo passo seria estabelecer lugares para colocar lembretes em papel (ex: contas a pagar). Da última vez eu testei algumas pastas mas nem fez tanta diferença, então desta vez não farei nada do tipo. #GTDinstallation

Eu tenho uma pasta "ler/revisar" que fica na minha pasta executiva e que uso em viagens. Já tá bão. #GTDinstallation

Algo que tem me ajudado muito (pode parecer besteira, mas não é) é ter um computador com Outlook onde acesso os e-mails da Call Daniel e usar o meu Mac para a minha outra conta de e-mail. De certa maneira são contextos. Isso me ajuda a definir o que fazer em cada dispositivo.

Eu gostaria de reorganizar as minhas pastas em ambos os e-mails, mas esta é uma coisa que ficará para quando eu voltar de férias. Não farei nem hoje, nem amanhã e nem dia 1 (saio oficialmente dia 2). #GTDinstallation

Uma pasta de suporte a ações física é incrivelmente necessária. Acho que foi o item que mais me ajudou este ano. É legal ter uma em casa, outra no escritório e uma na pasta executiva, para quando estiver em trânsito e precisar levar algumas coisas. #GTDinstallation

Materiais de suporte a projetos simples, como informações e pequenos anexos, coloco dentro do próprio card do projeto no Trello. #GTDinstallation

E-mails de suporte a um projeto eu costumo criar uma pasta com a palavra-chave do projeto e está tudo certo. #GTDinstallation

Para material de suporte a projetos no papel, vou usar minhas pastas suspensas no arquivo de casa e pastas de plástico e elástico no escritório. Não tenho tanto em papel, mas ainda tenho alguns. Isso basta. #GTDinstallation

Vale lembrar que as próprias Collections do Bullet Journal também podem ser usadas para material de suporte a projetos. Basta inserir a referência no plano do projeto para não se perder. #GTDinstallation

Eu também tenho sempre comigo um caderno universitário de 100fls que uso para rabiscos e planejamentos de projetos de maneira geral. Seguirei com ele. #GTDinstallation

Tickler eu já tenho, e mantenho. #GTDinstallation

Pretendo fazer uma nova Revisão Semanal amanhã, antes de sair de férias, e sim, farei revisões nas férias também. Com o celular e o Bullet Journal funciona. E é isso. Encerramos nossa reinstalação. <3 Em janeiro compilarei um resumo dela no blog GTD Brasil.