Thread by @AzrulIzzaham

Orang yang dah bertahun buat bisnes, atau baru nak jalan bisnes akan ada masalah tak tahu nak simpan dokumen niaga.

Soalan biasa mereka, dokumen apa saja yang kena simpan?

Elok juga aku cerita ringkas dokumen yang asas wajib simpan.

Sebelum tu aku nak bagitau siap-siap, dokumen niaga ni bukan untuk tujuan audit saja, ia untuk sediakan akaun untung rugi bisnes kau, kalau tak kau syok sendiri ingat bisnes untung.

Paling penting, untuk tujuan cukai, kau kena simpan dokumen 7 tahun kurang-kurang. Wajib!

Dokumen yang wajib kau orang bisnes simpan ni ada beberapa jenis. Elok kalau kau orang maintain setiap bulan dan kemas-kemas masuk dalam file. Soft copy boleh ke tidak nak simpan? Boleh! Cuma hardcopy (printed) kena ada juga simpan dalam file.

Apa dokumen yang kena simpan?

1. Jualan

Dokumen yang melibatkan jualan. Invois yang kau bagi customer bila jualan berlaku. Resit yang kau bagi kepada customer bila customer buat bayaran.

2. Belian

Dokumen yang melibatkan belian. Invois yang supplier bagi pada kau masa kau beli barang. Resit yang supplier bagi bila kau dah buat bayaran. Transfer slip pun kau boleh simpan sebagai bukti bayaran berlaku. Simpan juga!

3. Belanja

Dokumen seperti resit, bil dan invois yang libatkan belanja niaga kau boleh simpan juga. Penting untuk tahu kos yang kau dah keluar untuk jana jualan bisnes. Belanja ada banyak, contoh kos postage, kos travel, marketing, gaji pekerja, macam-macam lagi.

4. Untung/Rugi

Takda dokumen, untung dan rugi takkan terhasil. Sehinggalah kau rekodkan dokumen 1,2 dan 3.

Formula dia mudah, Jualan - Kos Belian - Belanja = Untung

5. Bank Statement

Ini penting, baik kau bisnes pakai akaun personal atau akaun bisnes, kau kena simpan dokumen ni. Print setiap bulan. Kalau hilang takda alasan, pergi bank request semula mana yang hilang.

6. Aset Tetap

Resit, bil dan invois yang melibatkan aset tetap bisnes. Aset tetap bisnes ni ada macam-macam contoh dia, alatan pejabat, meja, kerusi, laptop, aircond, kenderaan, kipas, lampu, ahh macam-macamlah. Banyak.

7. Tenancy Agreement

Ini bukti kalau kau bisnes ada sewa kedai atau ofis. Macam tak logik kalau kau letak merata dokumen ni. Dalam agreement ni akan catatkan deposit yang kau orang bayar. Ia perlu direkodkan waktu nak kira penyata kewangan bisnes.

8. Hire Purchase Agreement

Ini kalau kau orang ada beli kereta untuk tujuan bisnes (Enterprise) atau beli kereta atas nama syarikat (Sdn Bhd), ia penting sebab dalam akaun kita akan kira berapa principal dan interest untuk bayaran kereta ni. Berapa kos dan belanja beli kereta.

9. Rekod Gaji

Kau kena simpan rekod bayaran gaji, EPF, Socso, EIS dan PCB bulanan. Kalau boleh print satu copy salinan payslip pekerja masuk dalam file. Bila staff buat perangai pay slip hilang, nak request semula dengan kau, kan senang nak amek.

10. Petty Cash

Belanja-belanja kecil bisnes, eloklah pakai petty cash ni. Contoh beli pencuci tandas ofis, beli surar khabor, maintenance kecik macam beli lampu dan mentol, medical claim, travel claim yang kecil. Resit, bil, invois tu kau orang simpan.

Galakan yang aku biasa cakap pada client, kau orang kalau malas nak buat FILING. Kurang-kurang mula simpan dokumen ni satu tempat. Dalam satu kotak, dalam satu plastik. Yang penting satu tempat. Ni takdalah sekeping resit dalam dompet, sekeping dalam handbag mak.

Benda ni kena disiplin je. Kalau kau dah rajin, mula beli file, simpan kemas dalam file. Belilah file murah-murah dekat Tesco. Buat pembahagian file ikut 10 Perkara tadi. Itu asas. Kalau nak advance lagi, bagi kemas yang dalam kotak dan plastik dulu ok?

Semoga bermanfaat.